¿Cómo es el correo electrónico ideal y por qué es importante el idioma?

Según las estadísticas, el 86% de los profesionales prefieren utilizar el correo electrónico para comunicarse con fines comerciales. Una investigación de Radicati Group reveló que el trabajador de oficina medio recibía y enviaba 122 correos electrónicos al día en 2015. Para finales de 2019, se prevé que este número aumente a 126 mensajes por día. Un correo electrónico es también una herramienta de primer orden en una batalla por la adquisición y retención de clientes. 

Un rápido vistazo a todos estos datos revela que la habilidad de escribir correos electrónicos asesinos tanto para la comunicación empresarial interna como externa es crucial hoy en día.

Hoy discutiremos un correo electrónico ideal parte por parte, resaltando lo que se debe hacer y lo que no se debe hacer, respaldado por estadísticas, para que pueda maximizar el beneficio de usar esta herramienta de comunicación.

La línea de asunto es muy importante

Hay toneladas de investigación y numerosos artículos de expertos dedicados sólo a las líneas de asunto del correo electrónico. No es ninguna sorpresa, ya que se trata de un elemento crucial para el éxito de cualquier correo electrónico, desde el mensaje interno de la empresa hasta el boletín informativo externo.

Por ejemplo, el experto de Marketo Mike Madden experimentó recientemente. Su análisis de más de dos millones de correos electrónicos enviados arrojó resultados emocionantes. Por ejemplo, las tasas de apertura de los correos electrónicos con una extensión de cuatro palabras se encontraban en el nivel más alto, mientras que las líneas de asunto con una extensión de nueve palabras eran las que tenían el peor desempeño.

Sin embargo, con respecto a las tasas de clics, la longitud del tema ganador fue de siete palabras. Sorprendentemente, las líneas de asunto de ocho palabras se desempeñaron casi un 50% peor, ¡y esto es sólo una diferencia de una palabra!

Hay estadísticas más impresionantes con respecto a las líneas de asunto del correo electrónico. Por ejemplo, para la comunicación externa, los elementos de personalización, como la inclusión del nombre del destinatario en el asunto, demuestran una mayor tasa de clics. Además, el 56% de las marcas que utilizan un emoji en el asunto de su correo electrónico tienen una tasa de apertura más alta que las que no lo hacen (fuente: HubSpot).

Sin embargo, las líneas de asunto también son puntos calientes para los errores de correo electrónico. Por ejemplo, el inicio de la automatización del correo electrónico Litmus escribe en su libro electrónico que las líneas de asunto se dejan muy a menudo hasta el último minuto para escribir. Todo esto conduce a correos electrónicos con un asunto que falta, palabras mal escritas, etc. (por ejemplo, "Halowen" o "Maxmum").

Los errores en las líneas de asunto no sólo perjudican sus posibilidades de obtener una respuesta, sino que dificultan la búsqueda de correos electrónicos anteriores. El contenido y la forma son importantes, pero el etiquetado correcto de las líneas de asunto es crucial.

Cómo debe ser su carta por correo electrónico

Una de las cosas más importantes que debe revisar antes de hacer clic en el botón "enviar" es el estilo de su escritura. Boomerang App ha publicado los resultados de sus investigaciones que han resultado sorprendentes. Los números mostraron que el nivel de lectura de un correo electrónico afecta fuertemente los índices de respuesta. Por ejemplo, los mensajes escritos en un nivel de lectura de tercer grado resultaron ser óptimos. Por el contrario, los correos electrónicos escritos a nivel de lectura universitaria tuvieron un desempeño deficiente.

Esto no significa que la gente sea estúpida, significa que los remitentes a menudo pierden el contexto. Si usted está escribiendo a un profesor para discutir su investigación universitaria o tratando de llegar a un inversionista potencial para su inicio de AI y ML, entonces está bien usar un lenguaje complejo. Sin embargo, si quieres decir algo brevemente y el tema no es muy complicado, es mejor mantener el estilo simple. Puedes comprobar el nivel de complejidad de tu escritura en inglés a través de Linguix.

La longitud de su mensaje es otro elemento crucial. Muchas personas son culpables de escribir correos electrónicos largos y sucios, pero sus lectores no dirán "gracias" por ello. Echemos un vistazo a algunos números relacionados con la longitud del correo electrónico.

Hay diferentes estadísticas sobre la longitud de las copias de correo electrónico: Los datos de Boomerang muestran que las mejores tasas de respuesta (50%) son alcanzadas por mensajes de entre 50 y 125 palabras. 

El servicio de automatización del correo electrónico Constant Contact obtuvo su investigación a partir de 2,1 millones de correos electrónicos de clientes. Encontraron que los correos electrónicos con aproximadamente 20 líneas de texto fueron los que mejor funcionaron con respecto al CTR. 

Veinte líneas de texto en inglés equivalen aproximadamente a 200 palabras. Hecho curioso: los correos electrónicos que son demasiado cortos demuestran una tasa de respuesta más baja. Los expertos de Boomerang encontraron que los mensajes de 10 palabras o menos eran contestados sólo el 36% del tiempo. Para obtener el recuento de palabras de tus correos electrónicos puedes usar Linguix:

También hay algunos errores de copia de correo electrónico que muchos usuarios cometen. Uno de los más horribles es empezar tu mensaje con "a quien corresponda". Si desea una reacción a sus palabras, debe indicar quién debe recibirla. Incluya el nombre de la persona que debería ser responsable del asunto tratado. Si es difícil encontrar un nombre específico, al menos puede haber un grupo de personas a las que referirse (por ejemplo, "al equipo de contabilidad").

Una mala gramática y ortografía hacen que su correo electrónico parezca descuidado y poco profesional. Tales errores muestran que usted está tan ocupado que no corrige sus mensajes, y esto demuestra falta de respeto al destinatario. Hoy en día, es fácil corregir tu escritura automáticamente a través del software de corrección ortográfica (Linguix es una de las opciones), así que no ignores estas herramientas.

Llamado a la acción

¿Estás escribiendo un correo electrónico para obtener un resultado? Si es así, siempre es una buena idea mencionar directamente lo que necesita, es decir, hacer un llamado a la acción. Según las estadísticas, los correos electrónicos con una sola llamada a la acción aumentaron los clics en un 371%.

Si su reacción es una respuesta, entonces debe demostrar que la necesita. La pregunta es la mejor herramienta para resolver esta tarea. Un estudio de Boomerang descubrió que los correos electrónicos que contenían de una a tres preguntas tenían un 50% más de probabilidades de obtener una respuesta en comparación con los mensajes que no contenían ninguna pregunta.

Conclusión: una lista de verificación por correo electrónico

Escribir correos electrónicos que cualquier destinatario quiera leer y responder no es una tarea fácil. Usted debe ponerse en el lugar de otra persona, tratar de hacer que su mensaje sea claro, convincente y procesable. 

He aquí un resumen de las mejores prácticas a seguir: 

• La línea de asunto es crucial. No lo haga demasiado largo, utilice la personalización, añada emociones (especialmente cuando escriba a los suscriptores de negocios).
• El correo electrónico no debe ser demasiado largo. Aunque escribir mensajes de correo electrónico estilo twitter puede no ser la mejor manera de utilizar esta herramienta, hacer que su escritura sea demasiado larga perjudicará aún más su comunicación.
• Cuida tu estilo. Frecuentemente las personas son más propensas a leer correos electrónicos más directos. Esto afecta al estilo de escritura en sí mismo - en la mayoría de los casos es preferible una legibilidad a nivel de grado escolar. Sin embargo, es esencial tener en cuenta el contexto y el destinatario.